نرم افزار اکسیس
ه طور مثال در جستجوی نام خانوادگی:
با نوشتن کاراکتر “ح” نام خانوادگی هایی که با حرف”ح” شروع می شوند نمایش داده می شوند؛
و با نوشتن “حص” نام خانوادگی هایی مانند “حصاری” که شامل “حص”هستند، نمایش داده می شود.
ویدئوی آموزشی جست و جوی سریع در اکسس نحوه ایجاد جست و جوی سریع توسط کومبو باکس یا همان dropdown list را آموزش می دهد.
شناسایی اصول ابزارهای لازم برای اجرا نرم افزار ACCESS
برای مطالعه این دوره آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی با محیط ویندوز و SQL داشته باشند.
جهت نصب و اجرای نرم افزار های Office که اکسس نیز شامل آن می شود، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد:
• حداقل سیستم مورد نیاز کامپیوتری با پردازشگر PENTIUM 3 یا بالاتر
• میزان حافظه RAM بسته به سیستم عاملی که از آن استفاده می کند دارد
• سیستم عامل WINDOWS98
• ۲۴ مگابایت MBحافظه به اضافه ۸ مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE که بطور همزمان با برنامه Microsoft Access اجرا می شوند
• سیستم عامل Windows Me یا Windows Nt 32 مگابایت حافظه RAM به اضافه ۸ مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE
• سیستم عامل WINDOWS 2000 professional 64 مگابایت حافظه به اضافه ۸ مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE
• هارد دیسک: فضای حافظه هارد دیسک بسته به پیکر بندی انجام شده متفاوت خواهد بود و با نصب سفارشی برنامه OFFICE ممکن است فضای مورد نظر افزایش یا کاهش یابد
• ۲۴۵ مگابایت از فضای آزاد موجود در هارد دیسک که ۱۱۵ مگابایت از آن در محلی قرار داشته باشد که در سیستم عامل خود را در آن نصب نموده اید، ۵۰ مگابایت فضا دیگر دیسک برای کاربرانی که از سیستم هایی به غیر از Windows 2000 و windows me استفاده می کنند.
• سیستم عامل
برنامه Access 2003 قابل نصب روی سیستم عامل هایی چون Windows 2000 و WINDOWS98 و windows me و Windows 2002 و بالاتر می باشد.
شروع کار با اکسس
در درس قبل با قابلیتها و کاربردهای اکسس آشنا شدید و ضرورت استفاده از این برنامه در جهات مختلف زندگی آشنا شدید و با توجه به کارکرد راحت اکسس و شی گرا بودن آن اکسس نسبت به برنامه های دیگر مدیریت پایگاه داده ها امتیازات بیشتری دارد.
مفهوم شی گرائی:
وقتی که در مورد یک برنامه از مفهوم شی گرایی صحبت می کنیم یعنی در هنگام کار با آن همواره با شی های مختلف سروکار دارید و حتما لازم نیست که زبان برنامه نویسی خاصی بلد باشید یعنی در واقع شی گرایی کنترل و مدیریت اشیا و نحوه قرارگیری آنها به جای استفاده از دستورات است. به عنوان مثال وقتی ما می خواهیم در محیطی مانند faxpro یک دکمه ایجاد کنیم که هنگام فشاردادن آن اطلاعات کاربری مشتری در جدول ثبت شود باید دستورات بسیار پیچیده و ویژه ای بنویسیم ولی در محیط اکسس کافی است از قسمت ابزار با استفاده از شی دکمه (وسیله ای جهت ساخت دکمه های مختلف) این دکمه را به راحتی ایجاد می کنیم .
آغاز کار با اکسس:
شما بعد از نصب بسته نرم افزاری آفیس می توانید با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخاب microsoft access وارد محیط اکسس شوید. البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممکن است برنامه اکسس در قسمت ذکر شده نباشد و به صورت معمول این برنامه در این قسمت قرار می گیرد.
با وارد شدن به محیط اکسس با پنجره ای مانند شکل ۲۱ ظاهر می شود که به شما امکان می دهد تا آنچه را که می خواهید انجام دهید انتخاب کنید.گزینه های موجود در این قسمت به ترتیب زیر است:
۱٫ Blank access database : با استفاده از این گزینه شما می توانید یک پایگاه داده جدید ایجاد کنید.
۲٫ access database wizards : با استفاده از این گزینه شما می توانید با استفاده از جادوگر اکسس که کار شما را بسیار آسانتر می کند یک پایگاه داده بسازید (بعدا به طور مفصل توضیح خواهم داد)
۳٫ open an exiting file:با این گزینه شما می توانید پایگاه داده ای را که قبل ایجاد کرده اید برای ایجاد تغییرات دوباره باز کنید.
۴٫ از کادر زیر قسمت ۳ شما می توانید پایگاه داده ای را که به تازگی برروی آن کار کرده اید باز کنید. بعد از انتخاب گزینه مورد نظر شما باید با زدن Ok به مرحله بعدی بروید. اگر هر خواستید با زدن دکمه Cancel به محیط اکسس وارد شوید. (فعلا برای آشنایی با محیط اکسس Cancel را بزیند)
ضمن قابل ذکر است که برای ساختن پایگاه داده جدید آنرا باید در همان ابتدا ذخیره کنید و اینگونه نیست که بعد از پایان کار آنرا ذخیره کنید.
آشنایی با محیط کار:
محیط کار اکسس بسیار شبیه محیطهای دیگر ویندوز است و کار با آن بسیار آسان است. حال به صورت کوتاه به معرفی قسمتهای مختلف محیط کار می پردازیم:
۱٫ میله عنوان (Title bar): عنوان پایگاه داده در حال کار در این قسمت ثبت می شود و همچنین کنترل پنجره اکسس از همین قسمت صورت می گیرد(چون فرض ما بر این است که شما بر محیط ویندوز و کنترل پنجره ها مسلط هستید نیاز به توضیح بیشتر نیست)
۲٫ میله منو (Menu bar): در این میله شما به وسیله منوهای مختلف اقدام به ایجاد. کنترل و ویرایش پایگاه داده می کنید. در زیر توضیح کوتاهی در مورد هر منو آمده است.
الف) File (فایل): فرامین لازم برای بازکردن و بستن پایگاه داده. دریافت داده از سایر پایگاه داده ها. ذخیره داده ها. تغییر خصوصیات پایگاه داده. چاپ و غیره ب) Edit (ویرایش): فرامین لازم برای ویرایش و وارد کردن داده ها
پ) View (مشاهده): فرامین لازم برای انتخاب اجزا مختلف پایگاه داده. تغییر خصوصیات پایگاه داده فعال و غیره را در اختیار شما می گذارد.
ت) Insert (درج): فرامین لازم برای درج اقلام مختلف پایگاه داده
ج) Tools (ابزارها): فرامین لازم برای اجرای برنامه های کمکی مختلف. تحلیل پایگاه داده. امنیت و گزینه های متفاوت پیشرفته پایگاه داده
چ) Windows (پنجره ها): فرامین لازم برای تغییر آرایش پنجره ها در محوطه کاری پایگاه داده
ح) Help (کمک): دسترسی به کمک مستقیم
۳٫ میله ابزار (Tool bar): در این قسمت تعدادی از فرامین ضروری و پراستفاده در برنامه قرار دارد.
۴٫ محوطه کاری پایگاه داده: در این محوطه بزرگ شما بر روی پایگاه داده کار می کنید و داده ها را به آن می افزایید و آنها را ویرایش می کنید.
۵٫ دستیار: این دستیار برای آن است که شما سوالات احتمالی ممکن خود را به طور مستقیم از او پرسیده و او با جستجو در خود برنامه و همچنین اینترنت تا حد ممکن جواب شما را پیدا کند(البته به صورت انگلیسی)
۶٫ میله وضعیت: در میله وضعیت اطلاعاتی راجع به کاری که انجام می دهید. نمایش داده می شود. و همچنین خطاها را مشاهده خواهید کرد.
توجه به این نکته ضروری است که در بعضی مواقع که امکان استفاده از بعضی از فرامین موجود نمی باشد آنها به صورت غیر فعال در می آیند.
در اینجا باید این نکته هم ذکر شود که شما در هنگام انتخاب فرامین از منوها هم می توانید با استفاده از ماوس آنها را انتخاب کنید و هم از کلیدهای میانبر استفاده کنید. روش کار کلیدهای میانبر با استفاده از کلیدهای Ctrl و Alt و حرفی که در هر فرمان زیر آن خط کشیده شده است شما می توانید به صورت خیلی سریع به فشار همزمان آنها به فرمان دسترسی پیدا کنید. این قابلیت هنگامی مفید است که شما در محیط اکسس بسیار ماهر شده اید که دیگر نیاز به استفاده از ماوس ندارید.
آشنایی با کاربرد Access
اکسس که یکی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و کنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.
این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شکل دلخواه.
به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یک چک را در کامپیوتر خود ذخیره کنید شما با استفاده از برنامه اکسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چک ایجاد کنید و اطلاعات را به صورت کاملا گرافیکی در آن وارد کنید.
شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کرده البته تمامی این امکانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدکرد.
از موارد استفاده برنامه اکسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یک شرکت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات کارمندان (حتی عکس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.
شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبکه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن کلید رمز گذاشته یا حتی در سطح کاربران مختلف مقدار دسترسی هر کاربر را تعیین کنید.
آشنایی با روند تکاملی نگا رشهای ACCESS
برنامه های office ابتداعا روی win3.11 که تحت سیستم عامل Dos اجرا میشد به وجود امد با ورزن ۱ و ۲و …..و سپس با ظهور نرم افزار windows9x ،نرم افزارها ی office تحت ورزن های ۹۷،۲۰۰۰،۲۰۰۲،۲۰۰۳،و بالاتر بوجود امده است.
