همچنین باید دانست که cms مجموعه ای از رویه ها برای مدیریت روند کار در یک محیط مشارکتی است. این رویه ها می توانند دستی یا رایانه ای باشند. این رویه ها طراحی می شوند که:

۱.افراد زیادی بتوانند مشارکت کنند و داده های مختلفی را به اشتراک بگذارند

۲.داده ها دارای کنترل دسترسی براساس نقش کاربران باشند. نقش کاربران تعیین می کند که چه کاربری چه چیزی را می تواند ویرایش کند یا ببیند

۳.ذخیره سازی و بازیابی داده ها را آسان کند

۴.ورودی های مشابه تکراری را کاهش دهد

۵.گزارش نویسی را بهبود بخشد

۶.ارتباط بین کاربران را بهبود بخشد

 در یک CMS، داده می تواند هر چیزی باشد، مانند اسناد، فیلم، عکس، شماره تلفن، داده های علمی و غیره. CMSها بیشتر برای ذخیره، کنترل، بازبینی، توسعه معنایی و انتشار اسناد به کار می رود.

 سایتهای مجهز به سیستم مدیریت محتوا (cms) وبسایتهایی از نوع پرتالها یا سایتهای پویا هستند که برای مصارف خاص توسط طراحان حرفه ای و یا شرکتهای طراحی حرفه ای ایجاد میشوند.

 تمام مزایا و معایب مربوط به سایتهای پویا در مورد سایتهای مجهز به سیستم مدیریت محتوا صدق می کند. البته در نظر داشته باشید که سایتهای پویا و پرتالها نیز مجهز به سیستم مدیریت محتوا هستند اما آنچه که در CMS ها متفاوت است طراحی آنها و سیستمهای مدیریت محتوای آنها برای مصارف خاص است.

 مزایای تجاری استفاده از CMS :

 استفاده از CMS بجای روش قدیمی صفحات ثابت از لحاظ تجاری و اقتصادی مزایای بسیار زیادی دارد که شامل:

 • صرفه جویی در زمان برای ایجاد و بروزرسانی صفحات وب

 • سازگاری و استحکام بیشتر

 • راهبری(navigation) پیشرفته

 • انعطاف پذیری بیشتر

 • کنترل نامتمرکز سایت

 • امنیت بالاتر وب سایت

 • کاهش ورود اطلاعات تکراری

 • کاهش چشمگیر هزینه های نگهداری

 فرض می کنیم شما یک وب سایت کوچک دارید. تا زمانی که وب سایت شما محتوای چندانی ندارد با مشکل خیلی خاصی روبرو نمی شوید. اما اگر بدون توجه به قوانین و استانداردها سایت شما روز به روز بزرگتر شود. و روزی که این سایت شناخته شد و محتوای آن مورد استفاده بازدیدکنندگان بسیاری قرار گرفت، تازه درمی یابید که سایت شما چقدر از حد ایده آل دور است.بیشتر مطالب چندان بروز نیست. پیداکردن موضوعی خاص در سایت شما برای بازدیدکننده بسیار مشکل و در بعضی موارد غیرممکن است. بروزرسانی و افزودن مطالب جدید بسیار پیچیده خواهد بود. و طرح گرافیکی سایت دیگر کهنه شده است. بدتر از همه این است که شما کنترل صفحات را از دست می دهید و جواب این پرسش که مثلا ماه گذشته چه مطالبی اینجا بود؟عملا امکان پذیر نیست.

 در این نقطه شما واقعا دو راه بیشتر ندارید. یا با همین وضعیت کار را ادامه می دهید که هر روز حتی با صرف هزینه های زیاد باید با مشکلات عجیب و حساب نشده زیادی برخورد کنید و کار بجایی می رسد که دیگر از توان شما خارج می شود. راه دوم ارتقاء سایت و طراحی مجدد و اساسی ساختار از پایه است که آن نیز باعث از کار افتادن سایت برای مدت طولانی می شود تا این ارتقاء صورت بگیرد. پس چه بهتر که از قبل به فکرچنین روز باشیم.

 خوشبختانه این مشکلات از نوعی است که CMS ها اختصاصا برای حل آنها بوجود آمده اند.البته برای کسانی که در این مرحله هستند ۱۰۰% راه دوم پیشنهاد می شود چون حداقل بعد از گذشت چند ماه این بار کار از پایه درست است.در زیر برخی قابلیتهایی که برای یک CMS لازم است و حتما قبل از اتخاذ تصمیم نهایی برای استفاده از آن باید در نظر گرفته شود آمده است.

 • چه سرویس ها و خدماتی ارائه می کند. مثلا برای تهیه backup مرتب از مطالب.

 • محدودیتهای سخت افزاری و شبکه.

 • سیستمهای عاملی که CMS با آنها سازگار است.

 • از چه web-server هایی پشتیبانی می کند؟

 • آیا هیچ نرم افزار یا plug-in دیگری بازدیدکنندگان سایت شما نیاز دارند؟

 • CMS از چه مرورگرهایی پشتیبانی می کند؟

 • امکان ورود و خروج اطلاعات از سیستم به برنامه دیگر چگونه است.

 • راهنما و document های ارائه شده چقدر نیاز شما را برای تماس با بخش پشتیبانی کاهش می دهد؟

 • آبا شرکت پشتیبانی ۲۴ ساعته و موثر برای مشکلات احتمالی دارد؟

 • آیا قابلیت جستجوی مطالب برای بازدیدکننده وجود دارد؟

 • چه مهارتهایی برای operator الزامی است تا بتواند سایت را مدیریت کند؟

 • آیا امکان گسترش قابلیتهای نرم افزار وجود دارد؟

 • چه تضمینی برای امنیت مطالب شما روی سایت ارائه می شود؟

 • آیا نرم افزار کاملا تحت وب است و قابلیت کنترل غیر متمرکز را دارد.

 • امکان تغییر واسط کاربری با طرح گرافیکی به راحتی وجود دارد؟

 • آیا امکان ثبت سوابق وب سایت و logging وجود دارد.

در طراحی یک CMS خوب همه چیز پیش بینی شده و شما دیگر نیازی به تمرکز روی مسائلی که ممکن است بعدها پیش بیاید و مشکلات احتمالی ندارید و با خیال راحت می توانید تمام نیروی خود را صرف پیشبرد کیفیت محتوای سایت خود کنید. CMS نرم افزار جدیدی بحساب می آید وشاید خیلی ها از قدرت زیاد آن در هر چه ساده تر و موثرتر کردن مدیریت یک سایت بی اطلاع هستند. این اطلاعات صرفا برای باز کردن نقش غیر قابل چشم پوشیSystem Content Management در جامعه وب ایران است.