این پروتکل به شما امکان می‌دهد که به صورت online  به ایمیل‌های خود در بیش از یک مکان دسترسی داشته باشید، به‌عنوان مثال از رایانه رومیزی خود در محل کار، از لپ‌تاپ خود در منزل و همچنین از گوشی تلفن همراه خود در مکان‌های مختلف .

IMAP نسخه‌های ایمیل را در برنامه ایمیل نگهداری نمی‌کند ,و برخلاف شیوه عملکرد پروتکل POP، نسخه‌های موجود در سرور هستند که به‌عنوان نسخه‌های اصلی شناخته می‌شوند.IMAP ایمیلها را دریافت نمی کند و تنها اقدام به نمایش ایمیل ها به کلاینت ها در سطح شبکه می کند.  و زمانی که در خواست مشاهده ایمیل‌های خود را می‌کنید، فایل‌ها مستقیماً از روی بانک اطلاعاتی سرور Email به شما نشان داده می‌شود.

این مساله یک مزیت امنیتی مهم را فراهم می‌کند؛ چرا که اگر به هر دلیلی رسانه ذخیره‌سازی رایانه شما از کار افتاد، ایمیل‌های خود را از دست نخواهید داد. و از آنجا که پیغام‌ها در سرور باقی می‌مانند، تا زمانی که توسط کاربر حذف نشده باشند، از طریق رایانه‌های مختلف قابل دسترس خواهد بود.

همان‌طور که اشاره شد IMAP4 اجازه می‌دهد ایمیل‌هایی را که در سرور میزبان قرار دارد مشاهده کنید، بنابراین هر تغییری که روی آنها بدهید (حذف، پاسخ، ارسال مجدد و جابه‌جایی)توسط هر شخص دیگری که در حساب ایمیل یا IMAP وارد شود، دیده خواهد شد.

این یک راه‌حل بسیار خوب برای کاربرانی است که می‌خواهند به‌طور مشترک از یک حساب ایمیل استفاده کنند. همچنین برای افرادی که می‌خواهند از دستگاه‌های مختلف در یک زمان به یک حساب ایمیل دسترسی داشته باشند، بسیار مناسب خواهد بود.

شما از طریق IMAP این امکان را خواهید داشت که بدون دانلود کردن ایمیل‌های خود از روی سرور ، درون ایمیلهای خود جستجو کنید ، پوشه بسازید ، نامه‌های الکترونیکی را پاک کنید وmailbox خود را برای نامه‌های الکترونیکی جدید چک کنید

پروتکل IMAP سربرگ (Headers) تمام پیام‌های جدید را دانلود کرده و زمانی که شما قصد خواندن آن پیام را دارید و بر روی آن کلیک می‌کنید آنگاه پیام را بر روی سیستم شما دانلود می‌کند. به همین دلیل سرعت بازیابی پیام‌ها در IMAP کم‌می‌باشد.

 پروتکل pop3  که مخفف Post Office Protocol 3 می باشد در اصل یک پروتکل دریافت ایمیل بر روی شبکه اینترنت است و اصولاً در لایه Application در پروتکل TCP/IP قرار می‌گیرد.اتصالات POP3 در حالت عادی رمز نشده هستند که در این صورت از پورت ۱۱۰ استفاده خواهند کرد. در صورتی که سرویس دهنده‌ای از SSL پشتیبانی کند، از پورت ۹۹۵ برای اتصالاتPOP3 استفاده خواهد شد.

با استفاده از این پروتکل، هر کاربر می‌تواند به صندوق پست الکترونیکی خود بر روی سرویس‌دهنده راه دور دسترسی داشته باشد و نامه‌های الکترونیکی را دریافت و بر روی سیستم خود ذخیره کند هنگام اتصال به سرور کلیه نامه های شما توسط POP به برنامه ایمیل دانلود می شود  در واقعپیام‌های پوشه‌ی Inbox از روی سرویس دهنده پاک می‌شود و شما تنها به همان پیام‌ها دسترسی دارید.

سرویس دهنده ی pop3 به یک نام account و رمز عبور نیاز دارد پس از تایید اعتبار و مجوز سرویس دهنده ی pop3 فایل های مربوطه را فعال می کند و امکان دستیابی به آنان را فراهم می کند.

pop3 در مواردی مفید است که شما نامه‌های پستی خود را تنها از روی یک کامپیوتر بررسی می‌کنید

برای استفاده از ایمیلهای POP3 داشتن نرم افزار و اطلاعات زیر ضروری است :

·         نرم افزار مدیریت ایمیل ( Mail Client ) مثل outlook express , Entourage X,Netscape ,Eudora ,napperMail  Microsoft outlook,…

·         شناسه کاربری و  کلمه عبور

·         داشتن آدرس دریافت ( pop or incoming mail address ) و ارسال ایمیل ( outgoing mail address or SMTP )

مزایای استفاده از pop3

مزیت داشتن ایمیل pop3 این است که شما می توانید ایمیل های خود را از طریق نرم افزارهای مدیریت میل دریافت نمایید . میل های خود را در سیستم خود آرشیو نمایید و  ایمیل های خود را بصورت آفلاین مطالعه نمایید . سرعت دریافت و ارسال ایمیل با این روش بسیار بیشتر از حالتی است که بصورت وب میل و مرورگر صورت می گیرد .  همچنین شما می توانید نامه های خود را با کمک ویرایشگر قوی که در نرم افزارهای مدیریت میل وجود دارد تایپ نموده ، تصویر یا هرگونه فایل بر روی سیستم خود را ضمیمه نامه کرده و تنها برای ارسال نامه به اینترنت متصل شوید که مسلما در وقت و هزینه شما در اینترنت صرفه جویی خواهد شد .در پروتکل pop3 به دلیل اینکه پیام‌ها بر روی فضای هارد دیسک ذخیره می‌شوند مشکل محدودیت فضای جعبه پستی را نخواهید داشت.