۲- تغییر هاست وب سایت می تواند باعث از دست رفتن ایمیل های قبلی شود. ولی راه اندازی میل سرور اختصاصی تضمین نگهداری همه ایمیل ها را برای سازمان فراهم می آورد.

 ایمیل سرور چطور کار می کند؟

ایمیل به یکی از مهم ترین و کاربردی ترین جنبه های زندگی تبدیل شده است. همه ما از ایمیل برای انجام کارها و نامه نگاری های خود با دوستان و آشنایان استفاده می کنیم. اما ایمیل چگونه عمل می کند؟ حقیقت این است که ایمیل دارای تکنولوژی ساده ای است. در پس هر ایمیل موتور قدرتمندی به نام ایمیل سرور ( Email Server ) وجود دارد که ایمیل ها را در فضای وب منتشر می کند. سوال اصلی اینجاست که این ایمیل سرور چیست و چطور کار می کند؟ در ادامه این مقاله از دیفوراف، شما را با ایمیل سرورها و طرز کار آنها آشنا می کنیم:

 ایمیل چطور از فرستنده به گیرنده می رسد؟

هر ایمیل، چیزی به غیر از یک فایل متنی به همراه Attachment ها ( فایل های پیوست شده ) نیست. درست مثل هر داده رد و بدل شده در اینترنت، هر ایمیل هم به چندین بسته اطلاعاتی تقسیم می شود. وقتی فرستنده ایمیل، روی Send کلیک می کند، همه این بسته های اطلاعاتی روی یک کامپیوتر مرکزی ( ایمیل سرور ) که سرویس ایمیل را میزبانی می کند آپلود می شوند.

سپس سرویس ایمیل، بسته های اطلاعاتی را از طریق اینترنت به سروری که سرویس ایمیل گیرنده را پشتیبانی می کند ارسال می کند. ایمیل سرور گیرنده به دنبال آدرس ایمیل فرد گیرنده می گردد و پس از پیدا کردن آن، ایمیل را در اینباکس او منتشر می کند. پس از آن، تمام بسته های اطلاعاتی در هنگام انتشار در اینباکس کنار یکدیگر بازچینش می شوند و به حالت اولیه خود بازمی گردند. در نهایت کاربر وارد اینباکس خود می شود و ایمیل را همانطور که شخص فرستنده ارسال کرده بود، مشاهده می کند.

 بسته ها چطور کنار یکدیگر بازچینش می شوند؟

ما برای ارسال ایمیل از سرویس های آنلاین یا کلاینت های ( ایستگاه پردازشگری که وظیفه دریافت اطلاعات از سرور را دارد ) ارسال ایمیل مثل جیمیل یا یاهو میل استفاده می کنیم.

وقتی ما یک ایمیل را ارسال می کنیم، کامپیوتر ما به سرور سرویس ایمیل ما متصل می شود. یک سرور در واقع یک کامپیوتر مرکزی است که نوع خاصی از خدمات را مدیریت می کند. به عنوان مثال، یک ایمیل سرور، وظیفه مدیریت ایمیل ها را بر عهده دارد. ایمیل سروری که مسئول ارسال ایمیل ها است، سرور SMTP ( پروتکل انتقال ساده ایمیل یا Simple Mail Transfer Protocol )نام دارد. یک SMTP می تواند ایمیل را به یک SMTP دیگر منتقل کند و به همین ترتیب، با چندین انتقال بین SMTP ها، ایمیل به مقصد خود برسد.

هر ایمیل شامل ایمیل شخص ارسال کننده و ایمیل شخص یا اشخاص دریافت کننده است. وقتی ایمیل ارسال می شود، کلاینت ایمیل به سرور SMTP سرویس ایمیل ارسال کننده متصل می شود. این کلاینت، آدرس ارسال کننده، آدرس گیرنده و محتوای ایمیل را انتقال می دهد.

سرور SMPT برای پیدا کردن موقعیت گیرنده دست به کار می شود و با استفاده از ایمیل ID گیرنده، نام دامین ( دامنه ) او را تشخیص می دهد ( مثلا Gmail.com ). اگر این دامین با دامین ایمیل شخص ارسال کننده یکسان باشد، در این صورت SMTP ایمیل را در یک سرویس مشترک انتقال می دهد و در این حالت پروتکل بسیار ساده تر خواهد بود.

هر نام دامین نشان دهنده یک وب آدرس منحصر به فرد است که به آدرس اینترنت پروتکل یا همان IP آدرس گفته می شود. آن را به عنوان آدرس پستی اینترنتی در نظر بگیرید. ارتباط بین نام های دامین ها و آی پی آدرس ها در فهرست نام دامنه یا Domain Name Registry ذخیره شده است. سپس سرور SMTP به سروری که فهرست مربوطه در آن ذخیره شده است ( همان سرور DNS ) متصل می شود و سرور DNS آدرس را به سرور SMTP بازمی گرداند.

در قدم بعد سرور SMTP ایمیل را به سرور SMTP سرویس ایمیل کاربر گیرنده منتقل می کند.  SMTP گیرنده در این مرحله اطلاعات ایمیل را بررسی می کند تا اطمینان حاصل شود که ایمیل به آدرس صحیح ارسال شده است. اگر آدرس درست بود، SMTP گیرنده این ایمیل را به سرور POP3 ( و یا سرور IMAP ) ارسال می کند.

سرور های Post Office Protocol ( یا POP3 )، سرور هایی هستند که وظیفه دریافت ایمیل را بر عهده دارند – عدد ۳ در POP3 نشان دهنده نسخه پروتکل مورد استفاده است – سرور های POP3، ایمیل اکانت ها ( یا ایمیل آی دی ها ) را شامل می شوند. هر ایمیل اکانت، به ترکیبی از یک نام کاربری و رمز عبور ( Username-Password ) اشاره دارد. وقتی یک ایمیل به POP3 هدایت می شود، این ایمیل تا زمانی که کاربر وارد حساب کاربری خود شود و آن را بررسی کند در ایمیل اکانت مربوطه ذخیره و نگه داری می شود.

پس از آن کلاینت ایمیل به سرور POP3 متصل شده و به سرور دستور می دهد تا اجازه دهد ایمیل دانلود شود. پس از اینکه ایمیل روی یک دستگاه محلی دانلود شد، سرور POP3 دیگر کپی این ایمیل را در میل باکس خود نگه نمی دارد ( هر چند دیگر اکثر سرویس های ایمیل چنین امکانی را فراهم کرده اند که ایمیل ها در POP3 ذخیره شوند ).

بنابراین شما نمی توانید با استفاده از کامپیوتر دیگری ایمیل خود را دانلود کنید چون قبلا دانلود شده است. برای رفع این مشکل IMAP به کمک آمد. نسخه چهارم پروتکل دسترسی به پیام اینترنتی یا IMAP 4 ( یا همان Internet Message Access Protocol Version 4 ) وظیفه ساده ای دارد و آن هم نگه داری یک کپی از ایمیل روی سرور است. این پروتکل به شما اجازه می دهد هر زمان که خواستید و با هر کامپیوتری به ایمیل های خود دسترسی داشته باشید.